Cara Berkomunikasi yang Baik dalam Sebuah Pelayanan

Jika membahas peran penting komunikasi di dalam service atau pelayanan, maka ada beberapa hal di dalam komunikasi yang harus diperhatikan, mulai dari cara penyampaian, susunan kata, body language, dan gesture. Hal berikutnya yang juga penting dalam komunikasi adalah artikulasi.

Apa yang dimaksud dengan artikulasi? Berdasarkan Wikipedia, definisi artikulasi adalah perubahan rongga dan ruang dalam saluran suara untuk menghasilkan bunyi bahasa yang menghasilkan kata yang baik, benar, dan jelas. 

Dalam penggunaan artikulasi ini, Anda berkomunikasi dengan mengucapkan vokal atau konsonan secara jelas, terutama pada kata-kata yang sulit diucapkan. Contoh: restrukturisasi, standardisasi, dan sebagainya.

Memahami Komunikasi dalam Menjalin Hubungan Baik dan Meningkatkan Pelayanan/Service

Komunikasi merupakan salah satu hal yang harus dilakukan oleh setiap manusia untuk bisa berinteraksi satu sama lain. Dengan berkomunikasi, Anda dapat saling bertukar pikiran hingga berbagi perasaan dengan orang lain. Namun di saat yang sama, Anda juga perlu tahu mengenai kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi. Jika hal ini terjadi pada saat melakukan pelayanan atau memberikan service ke pelanggan, bisa jadi malah menciptakan masalah baru. 

Memang kelihatannya sepele ketika Anda salah ucap, atau klien salah memahami maksud Anda. Namun kalau terjadi dalam hubungan bisnis, miskomunikasi bisa menyebabkan hilangnya pelanggan loyal, kerugian akibat pembatalan transaksi, atau rusaknya hubungan baik.

Cara Menghindari Kesalahpahaman dalam Komunikasi

Kesalahpahaman merupakan sebuah bentuk kegagalan yang dapat dianggap wajar dalam proses komunikasi. Namun jika dibiarkan dan dijadikan kebiasaan, tentunya akan membuat hubungan Anda dengan banyak orang mengalami kendala, apalagi kalau di lingkungan kerja atau saat customer care memberi layanan pelanggan. 

Agar tidak terjadi miskomunikasi, berikut ini beberapa cara menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi:

Menatap ke Arah Mata Lawan Bicara 

Menatap ke arah wajah atau mata lawan bicara biasanya diperlukan dalam proses komunikasi secara langsung. Tujuannya, agar fokus, memberi perhatian secara khusus sehingga lawan bicara merasa dihargai, 

Dengan melakukan kontak mata, maka akan meningkatkan kesadaran diri dan Anda pun jadi lebih bisa memahami apa yang disampaikan orang yang ada di hadapan Anda, begitu pun sebaliknya.

Memahami Perbedaan Satu Sama Lain 

Dalam berkomunikasi, Anda juga perlu memahami bahwa setiap manusia memiliki perbedaan dalam banyak hal, mulai dari pola pikir, budaya, bahasa, karakter, hingga latar belakang. Otomatis semua perbedaan tersebut akan masuk pula dalam cara seseorang berkomunikasi. 

Ada yang suaranya terdengar keras dan seperti berteriak, mungkin karena cara berbicaranya seperti itu sehingga Anda tidak bisa langsung berasumsi orang tersebut sedang marah-marah. Ada pula yang kalau berbicara menggunakan gaya bahasa menggunakan istilah-istilah atau analogi. Kalau Anda belum benar-benar paham, tak ada salahnya bertanya dulu maksud orang itu apa. Prinsipnya, dalam komunikasi harus ada kemauan untuk saling memahami dan mengerti satu sama lain.

Mendengarkan secara Aktif

Salah satu cara berkomunikasi yang baik di tengah masyarakat ialah dengan selalu menjadi pendengar yang aktif dan baik. Caranya, coba dengarkan dulu apa yang mau disampaikan lawan bicara sampai selesai. Jangan menyela atau mendebat saat mereka belum selesai bicara. Ada baiknya, Anda memberi jawaban kalau sudah memahami sepenuhnya apa yang dibicarakan. 

Jika belum paham, sebaiknya bertanya dulu saja, untuk mengonfirmasi apakah yang dimaksud oleh lawan bicara sesuai dengan apa yang Anda pahami. Hal ini bisa Anda lakukan untuk menghindari kesalahpahaman meskipun harus bertanya ulang. Terkadang situasi di sekitar tidak begitu mendukung untuk Anda mendengarkan dengan seksama sehingga membutuhkan pengulangan. 

Memperbaiki Cara Bicara

Cara bicara dan mengucapkan kata-kata juga perlu diperbaiki, terutama dalam pengucapan huruf vokal dan konsonan, atau pada saat mengucapkan kata-kata sulit. Berbicara jangan terlalu cepat juga agar mudah dipahami. Lebih bagus lagi kalau Anda bisa membicarakan sesuatu dengan bahasa yang singkat, padat, dan jelas, serta tidak berbelit-belit. 

Terlepas dari karakter atau pembawaan masing-masing individu, cara bicara tetap harus diperbaiki atau minimal disesuaikan dengan situasi dan kondisi lawan bicara. Hal ini cukup efektif untuk meminimalisir kesalahpahaman dan menghindari masalah yang timbul akibat miskomunikasi

Hindari Konfrontasi

Terakhir, Anda sebaiknya menghindari konfrontasi yang dapat menyebabkan terciptanya suasana kurang mengenakan. Jika ada topik pembicaraan yang tidak berkenan dengan hati Anda, coba tanyakan kembali, siapa tahu Anda salah menangkap maksud isi pesan dari lawan bicara. Andai pun ternyata yang dimaksudkan sesuai dengan yang Anda tangkap, lalu membuat suasana hati Anda jadi buruk, tenangkan diri, atau menjauh sebenar, misalnya ke toilet. Kalau sudah tenang, baru Anda bisa bicara lagi. 

Kadang masalah atau konflik bisa saja terjadi dari salah penggunaan kata atau cara membicarakannya. Kalau Anda menghadapinya dengan emosi, maka malah akan memperparah keadaan, dan dampak buruknya bisa merusak hubungan. Daripada hal ini terjadi, ada baiknya Anda mendinginkan hati dulu, baru berkomunikasi lagi untuk meluruskan kesalahpahaman.

Untuk menambah skill berkomunikasi yang baik guna pengembangan diri, Anda bisa mempelajari lebih banyak lagi microlearning yang ada di aplikasi belajar online QuBisa berikut:

• Pentingnya Komunikasi dan Kolaborasi di Dunia Kerja
• Komunikasi Efektif Melalui Visual, Vocal, dan Verbal
• Belajar Berkomunikasi Secara Efektif di Tempat Kerj